Arbeidet med å slå sammen data i Alma og Oria for fusjonerte institusjoner er godt i gang.
Så langt er sammenslåingene for Vestre Viken HF, NTNU og UiT Norges arktiske universitet gjennomført. Det har vært et krevende nybrottsarbeid i feriemånedene både for bibliotekene og BIBSYS og en stram tidsplan for å bli ferdig til studiestart.
De neste sammenslåingene som er planlagt er for Norsk institutt for bioøkonomi (NIBIO), Høgskolen i Sørøst-Norge, Folkehelseinstituttet og Nord Universitet. Deretter vil VID vitenskapelige høgskole, Høgskulen på Vestlandet og Universitetet i Bergen stå for tur.
Arbeidet har vært et tett samarbeid mellom bibliotekene, BIBSYS og Ex Libris. Denne type arbeid er ikke tidligere utført i Alma, slik at både verktøy og prosedyrer har blitt utformet i forkant og under selve sammenslåingen, noe som har vært tidkrevende for alle parter.
Vi har spurt Frode Nilsen ved UiT Norges arktiske universitet, om å dele noen av de erfaringene de har gjort etter sammenslåingen nå i august.
Han mener det er viktig at de involverte på biblioteket kjenner innholdet i Alma godt, og at en vet hva en skal se etter ved testing. De som blir berørt av endringene, de ansatte ved bibliotekene som «går inn i ny institusjon», må være med i testingen, det gjelder både de som kjenner sitt område, sin modul, og de som har mer overordnet kjennskap til Alma. Videre må biblioteket være forberedt på begrenset fjernlån under sammenslåingen.
Frode peker videre på at det er viktig med god og tidlig informasjon fra BIBSYS, da blir det enklere for biblioteket å tilpasse oppgavene med sammenslåingen til arbeidsplanen, og få lagt inn tid til ryddejobber.
Frodes råd er å få oversikt over hvilken periode som blir den mest hektiske, og sørge for nok ressurser i denne perioden. Han kan fortelle at de har gjennomført sammenslåingen uten bruk av ekstra ressurser, og uten overtid, men at dette i stor grad skyldes at det skjedde på sommeren, og at andre oppgaver kunne legges til side. Han sier videre at det er en stor fordel med ansatte som kan følge hele prosessen, for å få kontinuitet i arbeidet, og at en samler all sentral dokumentasjon og informasjon og gjør det lett tilgjengelig for flere.
Han avslutter med å poengtere at det er viktig med god dialog mellom biblioteket og BIBSYS underveis, og kan fortelle at kontakten mellom biblioteket ved UiT og BIBSYS har vært hyppig og god under hele prosessen.
Det har vist seg å være utfordringer med fjernlån i forbindelse med sammenslåingene, og BIBSYS vil komme med mer utfyllende informasjon når det foreligger en løsning for dette.
For mer informasjon om sammenslåingene, se våre nettsider
